B-Efficient nieuwsbrief – Juni2020 - Telewerk

B-Efficient lanceert een nieuwe dienst: "Naleving van telewerk"

In maart 2020 dwongen de COVID-19 crisis- en quarantaine alle bedrijven om zoveel mogelijk te telewerken. Dit werd vaak gedaan in een haast op het model van occasionele telewerk, allemaal passend in geval van overmacht. 

Uit een enquête van BDO in april 2020 blijkt echter dat 6 op de 10 Belgen minstens 2 dagen per week na de crisis willen telewerken. De helft van de bedrijven zouden geen telewerkbeleid hebben. Om telewerk te formaliseren,moeten de organisatorische en juridische kadersduidelijk worden gedefinieerd.

B-Efficient biedt bedrijven juridisch advies om een duurzaam juridisch en organisatorisch kader voor telewerk (structureel en/of casual) te definiëren. De doelstelling is ervoor te zorgen dat de verwachtingen van de werkgever en zijn werknemers worden gerespecteerd.

B-Efficient realiseert ook fiscale en sociale optimalisaties en, indien nodig, coaching van managers en telewerkers.

Telewerk of werk op afstand omvat een verscheidenheid aan praktijken die alle vormen van werk omvatten die buiten de hoofdvestiging van het bedrijf worden gedaan en die van toepassing zijn op alle verspreide eenheden van een bedrijf.  Het kan occasioneel of permanent zijn.

Hier zijn redenen waarom een bedrijf een initiatief voor werk op afstand kan lanceren:

  • De kwaliteit van het werk en de tevredenheid van de werknemers verhogen;
  • De prestaties van het bedrijf door een hogere productiviteit te optimaliseren;
  • Geld besparen door werkruimtes te verminderen;

Een schriftelijke formalisering is verplicht voor werkgevers die een positieve ervaring met telewerk tijdens de pandemie (overmacht) hebben gehad en die nu structureel telewerk binnen hun bedrijf willen invoeren.

B-Efficient zorgt voor deze formalisering van telewerk en kan indien, nodig, deze dienst aanvullen met training en coaching van managers en telewerkers.  Dit soort samenwerking vereist immers een verandering in de manier waarop we samenwerken.

Telewerk daagt aspecten uit zoals: controle, prestatie-evaluatie, vertrouwen, autonomie, empowerment van werknemers, betrokkenheid, een gevoel van verbondenheid met een collectiviteit, enz.

Dit dienstenaanbod heeft geen betrekking op infrastructuur, technische en technologische aspecten.

Wat zijn de verschillende vormen van telewerk?

Er zijn twee vormen van telewerk: occasioneel en structureel.

Het occasioneel telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, incidenteel en niet op regelmatige basis buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Structureel telewerk verwijst naar "een vorm van organisatie en/of het uitvoeren van werkin het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige en niet-incidentele basis had kunnen worden uitgevoerd."

In beide gevallen vindt telewerk plaats bij de telewerker thuis of op een locatie van zijn keuze.

Wat zijn de voordelen van telewerken?

Voor de medewerkers:

Het belangrijkste voordeel van telewerken is een grotere flexibiliteit, waardoor een betere balans tussen privé en beroepsleven mogelijk is. Dit voordeel is echter niet vanzelfsprekend en kan tot moeilijkheden leiden. Harmonie tussen privé- en beroepsleven is dan ook een echte uitdaging.

De mogelijke balans tussen werken en niet-werken, in combinatie met kortere reistijden, genereert minder stress op het werk, wat ook voordelig is.

Een derde voordeel van telewerk komt voort uit de toegenomen controle die de telewerker uitoefent over zijn taken. Het resultaat is een grotere werktevredenheid indien het gecombineerd is met meer flexibiliteit. Dit kan wel in gevaar worden gebracht door het sociale en professionele isolement dat sommige telewerkers hebben geleden.

Voor teams:

Telewerk heeft ook meerdere voordelen voor teams.

Deze omvatten een vermindering van het ziekteverzuim en een daling van de personeelsrotatie. Het gaat hand in hand met een toename van de inzet en loyaliteit van de telewerker. Deze wordt door een lagere intentie om het bedrijf te verlaten en een grotere mate van betrokkenheid uitgedrukt. 

Andere voordelen van werken op afstand zijn een grotere flexibiliteit in vaardighedenbeheer, werkplanning en een beter begrip van inhoud en werkvolume.

Een andere toegevoegde waarde is een betere aanpassing van de activiteiten en de continuïteit van de diensten die in geval van nood door deze flexibele vorm van werk mogelijk zijn.

Ten slotte heeft telewerk een positieve invloed op de aanwervingsbasis, op de aantrekkelijkheid van het bedrijf en op de retentie van talenten.

Voor de werkgever:

Werken op afstand heeft voordelen voor de organisatie, niet alleen direct (bijvoorbeeld in economische termen) maar ook meer indirect, met name door een verbetering van haar imago of prestige.

Veel bedrijven wijzen op een belangrijk economisch voordeel van telewerken, namelijk een verhoogde productiviteit.

Telewerk bespaart ook veel ruimte, arbeidsmiddelen en belastingen (verhuur, verwarming, elektriciteit, enz.).

Naast deze economische voordelen kunnen ook andere voordelen worden benadrukt.

Werk op afstand kan dus positieve milieueffecten hebben door het gebruik van communicatietechnologieën in plaats van te reizen. Telewerk vermindert het brandstofverbruik, verkeersopstoppingen en daarmee de CO2-voetafdruk.

Deze positieve voordelen van telewerken kunnen het bedrijf dienen in zijn beleid voor haar Corporate Social Responsability (CSR).

Waar moeten we opletten?

De risico's die het meest door telewerkers worden geïdentificeerd, zijn: organisationële moeilijkheden, ergonomie van de werkplek, loopbaan groeiperspectieven/"employability", technische problemen, evenwicht privé-professioneel leven en sociale contacten, motivatie/"engagement" van de werknemer.

Het lijkt essentieel om het principe van afwisseling tussen dagen van aanwezigheid op het terrein en de gewerkte dagen te bevorderen. Dit betekent dat dagen op afstand worden gehouden, zodat de werknemer niet constant weg is van andere werknemers.

Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat telewerkers zichtbaar blijven en dat ze met het bedrijf blijven verbonden zijn.  Het is noodzakelijk om een vertrouwensrelatie tussen werknemers en managers tot stand te brengen, de communicatieregels van de team aan te passen en de telewerkregelingen te formaliseren en te contracteren.

B-Efficient aanbod voor "Het naleving van telewerk"

Voor de juridische aspecten zal B-Efficient beroep doen op een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrecht. Hij zal in 5 fasen werken:

Fase 1:Analyse van de telewerkbehoeften (formele en informele bestaande situatie - gewenste situatie - strategische onderwerpen - bepaling van de tijdige vorm van structureel telewerk - financiële en technologische effecten).

Fase 2: Het implementeren van een communicatiestrategie rond het project zodat medewerkers worden betrokken en voldoende geïnformeerd zijn over verschillende aspecten van telewerk. Er is ook een informatieplicht voor de onderneming (standaardprocedure in bedrijven met OR voor structureel telewerk en specifieke procedure in bepaalde gevallen die onder CAO 39 vallen, in bedrijven met ten minste 50 werknemers).

  • De nagestreefde doelstellingen;
  • De manier waarop telewerk binnen het bedrijf zal worden geïmplementeerd;
  • De veranderingen die telewerk met zich meebrengt in termen van arbeidsomstandigheden;
  • De verwachte voordelen van deze verandering.

NB : Er is ook een informatieplicht voor de onderneming (standaardprocedure in bedrijven met EC voor structureel telewerk en specifieke procedure in bepaalde gevallen die onder CTC 39 vallen, in bedrijven met ten minste 50 werknemers).

 

Fase 3: Voltooiing van telewerk (via arbeidsovereenkomst, CAO of aanpassing van arbeidsreglementen, e-mail,..)

Hier zijn enkele voorbeelden van problemen die zullen moeten aangepakt worden:

  • Frequentie van telewerk en eventueel dagen en uren waarin telewerk wordt uitgevoerd en, indien nodig, dagen en/of uren aanwezigheid in het bedrijf?
  • Momenten en perioden waarin de werknemer bereikbaar moet zijn en op welke manieren?
  • Momenten waarop de telewerker technische ondersteuning kan aanvragen?
  • Locatie waar de telewerker ervoor koos om zijn werk te doen?
  • Beschrijving van het werk dat moet worden gedaan in het kader van telewerk?

Gezondheids- en veiligheidsinformatie (ergonomie) zal ook aan de structurele telewerker moeten worden verstrekt evenals de zekerheid worden gegeven dat hij of zij dezelfde arbeidsvoorwaarden geniet als een vergelijkbare werknemer die op bedrijfsterreinen werkt.

Het regelmatige en niet incidentele beroep van telewerkers is momenteel geregeld in de collectieve arbeidsovereenkomst 85 van 9 november 2005 afgesloten in de Nationale Arbeidsraad. De wet van 5 maart 2017 inzake uitvoerbaar en wendbaar werk heeft een regelgevingskader voor telewerk gecreëerd dat niet op regelmatige maar incidentele basis wordt uitgevoerd.

Fase 4: Fiscale en sociale optimalisatie van telewerk.  Welke vergoedingen zal u als werkgever aan telewerkers maandelijks toekennen naast het leveren van de nodige telewerkapparaten?   Hoe kunnen we ervoor zorgen dat deze voordelen voor beide partijen worden vrijgesteld?

Fase 5:Diverse adviezen aan werkgevers/werknemers (organisatie - opleiding/coaching)

Indien nodig zal B-Efficient deze adviezen kunnen aanvullen met een organisatorische component en een opleidings-coaching component.

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat:

  • Vertrouwen opbouwen en onderhouden tussen manager en medewerkers;
  • Het veranderen van de cultuur van uitkeringscontrole (via ICT, werknemersverklaring of resultaten)
  • De voorwaarden voor uitwisseling en coördinatie aanpassen.

In haar aanpak zal B-Efficient ervoor zorgen dat de modaliteiten van telewerk:

  • Krijgen de volledige steun van de medewerkers;
  • Niet-discriminerend zijn op basis van de bepalingen van het arbeidsrecht die van toepassing zijn op de rest van de onderneming;
  • Nauwkeurig genoeg zijn om vervanging of schadelijke dubbelzinnigheid te voorkomen;
  • Bevordering van de totstandbrenging of het behoud van een vertrouwensrelatie tussen de werknemer en zijn manager (vermijd de superpositie van controlegereedschappen);
  • Sociaal en fiscaal optimaal zijn voor werkgevers en werknemers;
  • Formeel een recht op ontkoppeling voor de werknemer (definitie van tijdslot waarin hij niet verplicht is om online te zijn)

Neem dus gerust contact met ons op voor meer informatie:

Vriendelijke groeten

Het hele B-Efficient team